Microsoft OneNote 

Microsoft OneNote یک برنامه یادداشت‌برداری دیجیتال برای جمع‌آوری اطلاعات است. کاربران OneNote می‌توانند یادداشت‌ها، نقاشی‌ها، تفسیرهای صوتی و بریده‌های صفحات منتخب خود را در یادداشت‌های این برنامه، وارد کنند. آن‌ها می‌توانند یادداشت‌ها را در فضای همکاری واقعی و با کاربران دیگر از طریق اینترنت به اشتراک بگذارند. فرقی ندارد که شما از چه سیستم عاملی استفاده می‌کنید (آیفون، اندروید، مک، ویندوز یا آیپد) این برنامه برای همه کاربران، رایگان است.

شاید همه شما هنگام پرینت کردن در کنار پرینترهای حقیقی (برای پرینت گرفتن روی کاغذ) و پرینترهای مجازی ( برای تبدیل به پی دی اف) پرینتری به نام Send To OneNote را دیده باشید. این پرینتر مجازی هنگام نصب نرم افزار وان نت به جمع پرینترهای شما اضافه میشود.

کاربرد این پرینتر به این صورت است که برای مثال شما درحال تحقیق در مورد یک موضوعی هستید و برای این کار وارد اینترنت شده اید و میخواهید مطالبی را جمع آوری کنید. اگر صفحه ای را مرتبط با موضوع مورد نظر یافتید و خواستید آن را ذخیره کنید فقط کافی است کادر پرینت را باز کرده ( Crtl+P ) و سپس پرینتر Send To OneNote را انتخاب کرده و صفحه را پرینت کنید. کادری باز میشود و از شما میپرسد که مایلید این صفحه در کدام نت بوک ، کدام سکشن و کدام صفحه ذخیره شود. به محض ذخیره شدن علاوه بر ذخیره شدن صفحه اینترنتی ، لینک آن هم در زیر آن قرار میگیرد تا شما بدانید از کجا این صفحه را ذخیره کرده اید. این ها تنها چشمه ای از قدرت و کاربرد این نرم افزار میباشد.

مزایای نرم افزار وان نوت

+ می‌تواند از تصاویر، متن استخراج کند.

+ نسخه رایگان آن قابلیت‌های زیادی دارد.

+ فضای زیاد

+ توانایی حل معادله

+ همکاری و تعامل به صورت real-time

+ ذخیره‌ی ایمن اطلاعات

+ با تمامی دستگاه‌ها و سیستم عامل‌های مختلف سازگار است.

+ اسکن دست نوشته‌ها و تبدیل آن‌ها به متن

+ پشتیبانی از فرمت‌های مختلف چند رسانه‌ای

+ ضبط صدا و ویدیو در نوت بوک شما

+ با برنامه‌ها و پلاگین‌های مایکروسافت یکپارچه و هماهنگ است.

وان نوت، از اطلاعات حساس محافظت می‌کند

برای حفاظت از اطلاعات قسمت‌های مشخصی در OneNote، می‌توانید از پسورد استفاده کنید.

به‌علاوه این برنامه از رمزنگاری ۳DES هم برای حافظت از اطلاعات شما استفاده می‌کند. اگر از وان نوت برای مدت زمان مشخصی استفاده نشود، به صورت خودکار قسمت‌های دارای پسورد را قفل می‌کند تا از امنیت آن‌ها مطمئن شود.

حتی در زمان حرکت هم با OneNote می‌توانید اطلاعات و ایده‌های خود را ثبت کنید

وان نوت برای استفاده در همه‌ی دستگاه‌ها طراحی شده است و روی تمامی سیستم عامل‌های اصلی مثل iOS و اندروید هم پشتیبانی می‌شود.

پس با همگام‌سازی وان نوت روی تمامی دستگاه‌های خود، می‌توانید در هر جایی که هستید به نوشته‌های خود دسترسی پیدا کرده و حتی یادداشت‌های جدید بنویسید. OneNote دست نوشته‌های شما را هم اسکن کرده و به متن تبدیل می‌کند.

 می‌توانید به یادداشت‌های خود عکس، فیلم و صدا اضافه کنید

علاوه بر نوشتن یادداشت و اضافه کردن عکس و رسانه‌های دیگر، با استفاده از OneNote می‌توانید به صورت مستقیم در نوت بوک خود صدا و ویدیو ضبط کنید. این ویژگی برای مستندسازی جلسات و اشتراک‌گذاری آن با همکاران بسیار کاربردی است.

OneNote می‌تواند با سایر نرم‌افزارها یکپارچه و سازگار شود

یکی از نکات مثبت برنامه‌های آفیس ۳۶۵ سازگاری و یکپارچگی آن‌ها با یکدیگر است. برای مثال وان نوت می‌تواند با Outlook سازگار شود. با این کار شما می‌توانید اطلاعات خود را به صورت مستقیم از ایمیل به وان نوت ارسال کرده یا این که یادداشت‌ها را مستقیماً از وان نوت ایمیل کنید.

اما سازگاری و هماهنگی این نرم‌افزار همین‌جا به پایان نمی‌رسد، شما می‌توانید برای افزایش مشخصه‌ و عملکرد وان نوت، پلاگین‌های مختلفی مثل Zapier نصب کنید. این پلاگین وان نوت را به برنامه‌های Salesforce، Trello و Slack متصل می‌کند و باعث می‌شود تمامی آن‌ها هماهنگ با هم کار کنند.

سازگاری با برنامه Sticky Notes

یکی از ویژگی‌های نرم افزار وان نوت که می‌تواند توجه کاربران زیادی را به خود جلب کند، سازگاری این برنامه با Sticky Notes است. Sticky Notes برنامه‌ی داخلی ویندوز ۱۰ است که امکان ساخت یادداشت‌های مجازی را که می‌توانند در هرجای نمایشگر قرار بگیرند، در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

از دیگر قابلیت‌های Sticky Notes می‌توان به امکان نوشتن یادداشت‌های سریع، لیست کارهای روزانه، پیست کردن لینک‌ها و شماره تلفن‌های مختلف و ذخیره‌ی قسمت‌هایی از یک متن که باید بخاطر بسپارید، اشاره کرد. این برنامه با وان نوت سازگار است و امکان sync کردن یادداشت‌ها با سایر دستگاه‌های شما هم در آن وجود دارد.

 برخی دیگر از مزایای نرم افزار OneNote

استفاده از وان نوت مزایای متعددی در مورد بهره وری دارد. همچنین در صورتی که با سایر برنامه های مایکروسافت کار کرده اید، رابط کاربر پسند و آشنا باشد.

• ناوبری و سازماندهی آسان یادداشت ها
• ذخیره سازی امن اطلاعات
• دسترسی آسان از هر دستگاهی
• فضای ذخیره ابری
• قابلیت ترسیم حاشیه نویسی
• از طیف گسترده ای از فرمت های چند رسانه ای پشتیبانی می کند
• سازگاری بین پلتفرم با سایر برنامه های مایکروسافت

همچنین بدانید :

• همکاری و هماهنگی

وان نوت امکان همکاری بین افرادی را که نوت بوک خود را با آنها به اشتراک گذاشته اید، می دهد. همکاران شما می توانند تغییراتی را در نوت بوک شما در زمان واقعی ایجاد کنند، به این معنی که چندین کاربر می توانند ویرایش کنند و بلافاصله تغییرات ایجاد شده را مشاهده کنند.

اگرچه فرصت کار در یک صفحه راحت است، اما این می‌تواند دلیل اصلی حوادثی باشد که کاربران متعددی در یک فایل تغییراتی ایجاد می‌کنند، زیرا ممکن است تضاد در تغییرات ایجاد شده ایجاد شود.

وان نوت راه حلی برای این دارد زیرا هر دو تغییر ایجاد شده را ذخیره می کند. می توانید این ویرایش ها را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که کدام نسخه را به عنوان تغییر نهایی حفظ کنید یا نسخه جدیدی ایجاد کنید که تغییرات ایجاد شده از نسخه های قبلی را در نظر بگیرد.

• ایمن سازی صفحات خود با اطلاعات حساس یا محرمانه

با در نظر گرفتن همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات، OneNote اطمینان حاصل می کند که اطلاعات حساس ذخیره شده در نوت بوک شما محافظت و ایمن است. شما می توانید از بخش های جداگانه با رمز عبور محافظت کنید تا فقط کسانی که رمز عبور را به آنها داده اید بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.

حتی اگر افرادی که دسترسی دارند، OneNote خود را برای مدت زمان مشخصی غیرفعال می‌کنند، OneNote تضمین می‌کند که به طور خودکار بخش‌های محافظت شده با رمز عبور را قفل می‌کند تا خصوصی بماند.

• مجموعه گسترده ای از سازگاری چند رسانه ای

از متن گرفته تا تصاویر و حتی فایل‌های صوتی، می‌توانید با OneNote آن‌ها را در نوت بوک خود جاسازی کنید. یک ویژگی برای اسکن یادداشت‌های دست‌نویس و بازنویسی خودکار آن‌ها برای شما در نوت‌بوک، یک ویژگی عالی برای مواقعی است که یادداشتی را بدون دستگاه خود یادداشت می‌کنید.

همچنین امکان ضبط صدا و تصویر مستقیماً در نوت بوک وجود دارد. نکته مهم در این مورد این است که OneNote می تواند کلمات گفتاری را تشخیص دهد، به این معنی که شما همچنین می توانید در نوت بوک خود فایل های صوتی حاوی کلمه مورد نظر خود را جستجو کنید.

• یادداشت بردارید و اطلاعات را در هر زمان و هر مکان ثبت کنید

از آنجایی که نرم افزار OneNote از ابر پشتیبانی می‌کند، می‌توانید در هر زمان و در هر دستگاهی به یادداشت‌های خود دسترسی داشته باشید.

می توانید OneNote خود را در چندین دستگاه همگام کنید تا بتوانید حتی اگر در جاده هستید به نوت بوک خود دسترسی داشته باشید. مانند علامت زدن کادر “یک کیک در راه خانه بخرید” در لیست کارهای خود بلافاصله پس از خرید آن.

• یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای بهره وری

مایکروسافت برنامه های زیادی دارد که به خوبی با OneNote کار می کنند. به عنوان مثال، برنامه های Office 365 کاملاً مانند ساعت کار می کنند. همچنین می‌توانید فایل‌های Word و Excel را برای مشاهده و ویرایش در OneNote جاسازی کنید و تغییرات ایجاد شده در آنها نیز ذخیره می‌شوند.

OneNote همچنین می تواند با بسیاری از برنامه های کاربردی دیگر که از مایکروسافت نیستند، به خوبی کار کند. برخی از نمونه‌ها Trello و Slack هستند که می‌توانید عملکردهای آنها را اضافه کنید تا نوت‌بوک خود را مؤثرتر کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهید.

معایب نرم افزار وان نوت

۱. قابلیت جستجو بین یادداشت‌ها محدود است

در حالی‌ که در اسناد باز می‌توانید کلمات کلیدی را جستجو کنید، توانایی برچسب گذاری (tagging) محدود است.

۲. اضافه کردن اسناد ایجاد شده در برنامه‌های دیگر به آن دشوار است

بعضی از کاربران مک، در ذخیره یا اضافه کردن یک سند به وان نوت مشکل داشتند، حتی زمانی که این سند با استفاده از سایر محصولات مایکروسافت ایجاد شده بود.

۳. افراد تازه کار در استفاده از برنامه‌های مایکروسافت ۳۶۵، کار کردن با OneNote را دشوار تجربه کردند

اگر تاکنون از برنامه‌های مایکروسافت ۳۶۵ استفاده نکرده‌اید، باید بدانید که کار کردن با آن‌ها برای اولین بار می‌تواند گیج کننده و تا حدودی دشوار باشد.

عملکرد OneNote 

OneNote به‌عنوان یک برنامه یادداشت‌برداری و مرکزی برای تمام یادداشت‌های شما عمل می‌کند. این امکان را به شما می‌دهد که یادداشت‌ها را در دفترها و بخش‌های جداگانه درون دفترها سازماندهی کنید. می‌توانید اسناد چندرسانه‌ای را به یادداشت‌های خود پین کنید زیرا با طیف گسترده‌ای از قالب‌های دیجیتالی سازگار است. قالب‌های دیجیتالی که می‌توانید در OneNote به یادداشت‌ها اضافه نمایید شامل موارد زیر هستند:

• تصاویر
• نمودارها
• فیلم‌ها
• صداها

موارد قابل‌جستجو در نرم افزار OneNote:

• متن تایپ شده
• یادداشت‌های دست‌نویس
• کلماتی که در تصاویر نشان داده شده‌اند

البته محدودکردن جستجو نیز امکان‌پذیر است. فقط صفحه موردنظر را انتخاب کرده و کلمه‌ای را جست‌وجو کنید. OneNote کلمه یا عبارت مورد جستجو را در یادداشت‌ها و تصاویر برجسته می‌کند.

اجزای اصلی محیط نرم افزار وان نوت

• دفترچه Notebook:

طبقه اول و بالاترین سطح ذخیره‌سازی داده‌هاست و به شکل یک پوشه است. این بخش درون خود گروه فصل‌ها و فصل‌ها را جای‌داده است. شما می‌توانید به تعداد موردنیازتان نوت بوک داشته باشید و برای هر یک نام جداگانه‌ای اختصاص دهید. یک نوت بوک برای شغل، خانه، قرارهای دوستانه، برنامه‌های تفریحی و ….

• گروه فصل Section group:

این بخش نیز به شکل پوشه است که داخل نوت بوک ذخیره می‌شود و علاوه بر گروه فصل‌های دیگر، فصل‌های زیادی را نیز در برمی‌گیرد.

•  فصل Section:

فصل به‌صورت فایل در وان نوت ذخیره می‌شود. صفحات یادداشت در این بخش سیو و ذخیره می‌شوند.

•  صفحه Page:

اطلاعاتی که قرار است بنویسید یا به هر شکل دیگری نگهداری کنید درون این صفحات وارد می‌شوند. درواقع از این تودرتوهایی که در بالا اشاره کردیم می‌گذرید و درنهایت آنچه را که می‌خواهید در صفحه ذخیره می‌کنید.

• صفحه فرعی یا زیر صفحه Subpage:

این بخش در همان صفحه قرارگرفته و با یک تورفتگی در قسمت سربرگ نشان داده می‌شود. در این بخش اگر توضیحات اضافه یا نکته‌ای در مورد اطلاعات اصلی موجود در صفحه دارید را اضافه می‌کنید.

برای نوشتن مطلب در وان نوت حداقل نیاز به یک دفترچه، فصل و صفحه دارید. اگر ویرایش یا تغییراتی مدنظرتان است با پرسیدن نام دفترچه و فصل سریعاً برای شما انجام می‌دهد و نگران این نباشید که در صورت هنگ کردن سیستم یا رفتن برق اطلاعات شما از دست می‌رود یا نه؟ زیرا حفظ می‌شود و این مزیتی است که وان نوت دارد یعنی هرگز از شما سؤالی مبنی بر اینکه آیا تغییرات را ذخیره کند یا نه نمی‌پرسد. می‌داند که باید ذخیره کند.

نظم در وان نوت یک ویژگی اساسی است و هرکاری می‌کند تا به بهترین شکل ممکن اطلاعات شما را طبقه‌بندی کند. برای مثال علاوه بر پنج‌بخشی که در بالا ذکر شد، امکانی به اسم تگ در اختیار شما قرار می‌دهد تا زیرمجموعه‌های بیشتر و مشخص‌تری داشته باشید؛ یعنی کافی ست وان نوت خود را بازکنید تا شما را مستقیماً به همان‌جایی برساند که می‌خواهید.

OneNote از مجموعه‌ میانبر‌های سودمند صفحه‌‌کلید برخوردار است که سرعت کار را افزایش می‌دهد. صدها میانبر صفحه‌کلید برای این برنامه وجود دارند که می‌توانید کل آن‌ها را در صفحات Help پیدا کنید.

درادامه، ۱۰ میانبر برتر ارائه را معرفی می‌کنیم:

• CTRL+F: جست‌وجوی صفحه‌ی فعلی
• CTRL + E: جست‌وجوی تمام نوت‌بوک‌ها
• ALT+=: تایپ معادله‌ی ریاضی
• CTRL + 1: اضافه‌کردن تگ اول از فهرست تگ‌ها به یادداشت فعلی
• CTRL + N: ساخت صفحه‌ی جدید در بخش فعلی
• ATL + کلید جهتی سمت چپ: پرش به صفحه‌ی قبلی OneNote
• CTRL + K: درج لینک (در نوت‌بوک یا در صفحه‌ی وب)
• CTRL + SHIFT + ALT + N: ساخت زیرصفحه‌ی جدید زیر صفحه‌ی منتخب فعلی
•   ALT + کلید جهتی پایین: پرش به Note Container بعدی در صفحه‌ی فعلی

چگونه وان نوت را دریافت کنیم؟

شاید بهترین بخش وان نوت رایگان بودن آن باشد. بر خلاف «Evernote» که برای ویژگی‌های اضافه‌ی آن باید مبلغی پرداخت کنید، تمام امکانات و قابلیت‌های OneNote از همان ابتدا به صورت رایگان در اختیارتان قرار دارد.

برای دریافت این ابزار چندین راه وجود دارد:

• اگر مشترک «Office 365» باشید، این ابزار در بسته‌ی دریافتی شما خواهد بود.
• اگر از مجموعه‌ی آفیس استفاده نمی‌کنید، می‌توانید از طریق وبسایت رسمی OneNote اقدام به دانلود آن نمایید.
• اگر از ویندوز ۸ یا بالاتر استفاده می‌کنید قادر به دانلود نسخه‌ی سراسری آن از طریق فروشگاه ویندوز هستید.

پلتفرم‌های وان نوت

OneNote در ویندوز، مک، اندروید، آی او اس و ویندوز فون در دسترس است. همچنین یک نسخه‌ی وب نیز از آن وجود دارد. تا کنون نسخه‌ای برای لینوکس یا کروم‌بوک معرفی نشده است، ولی می‌توانید از نسخه‌ی وب این اپلیکیشن در هر پلتفرمی استفاده نمایید. نسخه‌ی مک نیز به اندازه‌ی نسخه‌ی ویندوز امکانات ندارد که باعث ناراحتی برخی از کاربران این اپلیکیشن است.

مقایسه OneNote با Microsoft Word

OneNote، عمدتاً به عنوان برنامه‌ی یادداشت برداری استفاده می‌شود؛ در حالی‌ که Microsoft Word برای تولید انواع مختلف محتوا از نامه گرفته تا پیش نویس یک کتاب مورد استفاده قرار می‌گیرد. Word، تمامی ابزارهای لازم برای ایجاد یک سند با هر اندازه‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهد، در مقابل، وان نوت به عنوان پلتفرمی برای کنار هم قرار دادن ایده‌های مختلف استفاده می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد تا یادداشت برداری کرده و ویدیوها، مقالات، تصاویر و موسیقی را به آن سنجاق کنند.

به‌طور کل، مقایسه‌ی این دو برنامه با هم کار درستی نیست، چون هر دو آن‌ها مکمل یکدیگرند. یک تیم می‌تواند از وان نوت برای همکاری و اشتراک ایده‌ها استفاده کند و در عین حال قسمتی از محتوای تخصصی خود را با استفاده از Word بنویسد.

چرا باید از Microsoft OneNote استفاده کنیم؟

OneNote به شما امکان می‌دهد ایده‌های خود را ثبت و سازماندهی کنید. همچنین کار یا مطالعه مؤثر را آسان می‌کند.

همکاری فوری در زمان واقعی

اگر پرونده OneNote خود را برای دسترسی و اشتراک با تیم یا همکاران خود باز بگذارید، آن‌ها فورا می‌توانند پرونده‌های شما را ببینند و همکاری لازم را انجام دهند. برای یادداشت‌های حساس که شامل مواد مهم هستند، می‌توانید از دفترچه یادداشت به طور جزئی یا کامل نیز محافظت کنید.

یادداشت‌های بهتر و سریع در جلسات

بسیاری از مردم نمی‌دانند که چگونه می‌توانند از OneNote برای کار استفاده کنند. در حقیقت، پاسخی واحد برای آن وجود ندارد. این برنامه تقریبا همه آنچه را که از یک برنامه یادداشت‌برداری انتظار دارید، فراهم نموده و کار شما را به‌ خوبی سازماندهی می‌کند.

OneNote یکی از بهترین ابزارها در نوع خود است. همان‌طور که در بخش “OneNote چیست” ذکر کردیم، این برنامه با طیف وسیعی از انواع سند، سازگار است که در طول جلسات مفید خواهد بود. می‌توانید در قسمت یادداشت‌های سریع، زمان جلسات آینده را یادداشت کنید. دستور کار خود را بررسی کرده و صدای ضبط شده در جلسه را اضافه کنید.

رابط آشنا

اگر به رابط ابزار Microsoft Office مانند اکسل، ورد و پاورپوینت عادت کرده‌اید، پس با رابط OneNote نیز به سرعت آشنا خواهید شد.

ویرایش آنلاین

مانند سایر ابزارهای MC Office، اسناد OneNote را می‌توان به‌صورت آنلاین و در هر مرورگری ویرایش کرد. نیازی به بارگیری پرونده‌های اضافی یا نصب برنامه دیگر روی دستگاه ندارید.

ما در آکادمی آنلاین قاسمی این امکان را فراهم نموده ایم تا با سبکی کاملا متفاوت و اصولی شما را از آغاز تا پایان دوره Microsoft Onenote همراهی کنیم و موفقیت شما را در این درس شاهد باشیم.