معرفی نرم افزار اکسس access
همانطور که می‌دانید، پایگاه داده یا بانک‌های اطلاعاتی، در بسیاری از فعالیت‌های مربوط به کسب و کارها، مورد استفاده قرار می‌گیرند. بسیاری از نرم‌افزارهای رایانه‌ای نیز به مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Database Management System) یا به اختصار DBMS اختصاص دارند. ولی به طور مختصر به این برنامه‌ها، بانک‌های اطلاعاتی یا همان پایگاه داده نیز گفته می‌شود. در بین پایگاه‌های داده، بانک اطلاعاتی اکسس (Microsoft Access) که محصول شرکت مایکروسافت است، از محبوبیت زیادی برخوردار است.
هر یک از ما ممکن است شرایطی را تجربه کرده باشیم که بخواهیم حجم زیادی از اطلاعات مهمی را درجایی مطمئن ذخیره کنیم. اگر آموزش ورد را دیده باشید word گزینه خوبی می‌تواند باشد اما اگر اطلاعات زیاد باشد و از طرف دیگر بخواهیم دسترسی سریعی به آن داشته باشیم اکسس بهترین انتخابی است که در دسترس ما قرار دارد. از مهم‌ترین مزایایی که اکسس دارد دست‌یابی سریع به داده‌ها، طبقه‌بندی، سازماندهی و حتی ویرایش داده‌ها است.
در مواردی که حجم داده‌ها بسیار زیاد است. وگرنه برای داده‌های کم، اکسل کفایت می‌کند. شاید لازم باشد که در اینجا برخی از تفاوت‌های این دو برنامه آفیس را باهم مرور کنیم. در درجه اول اگر تعداد داده‌های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد قطعاً اکسس محیط بهتری برای ذخیره آن‌هاست نسبت به اکسل.
درصد خطا در اکسس به مراتب کمتر از اکسل است. قطعاً هنگامی‌که با حجم زیادی از داده‌ها مواجه می‌شوید ممکن است درصد خطا هم افزایش یابد. برای مثال داده‌های تکراری، داده‌های ناقص و … دسته‌بندی اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند ولی اکسس تا جایی که امکان‌پذیر است این نواقص را برطرف می‌کند.
از طرف دیگر ممکن است در ورود اولیه داده‌ها برخی مسائل و فاکتورها فراموش شود و در انتهای کار به خودتان بیایید و متوجه شوید که فیلدها یا رکوردهایی را از قلم انداخته‌اید. جای نگرانی ندارد. اکسس به شما فرصت می‌دهد به‌محض یادآوری نکات ازقلم‌افتاده جدول یا فیلد جدیدی را اضافه کنید.
کاربردهای اکسس به طور کامل
نرم افزار اکسس (Access) امکانات مختلفی برای انواع مختلف پایگاه داده ارائه می دهد. می توانید از اکسس برای توسعه انواع برنامه ها استفاده کنید:
- برنامه های شخصی
- برنامه های تجاری کوچک
- برنامه های اداری
- برنامه های گسترده
- برنامه های فرانت-اند (سمت کاربر) برای پایگاه داده های کلاینت/سرور
- برنامه های وب
۱-بستر توسعه برای برنامه های شخصی
در سطح مقدماتی می توانید از اکسس برای توسعه سیستم های مدیریت بانک های اطلاعاتی ساده و شخصی استفاده کنید. نکته ای که باید مراقب باشید اینه که استفاده از اکسس به طور فریبنده ای آسان به نظر می رسد. ویزاردهای فوق العاده داخلی اکسس آن را به محصولی تبدیل کرده که هر کسی می تواند از آن استفاده کند. پس از گذراندن یه سری مراحل و سوالات در ویزارد، برنامه ساخته می شود و به راحتی می توانید به قسمت های مختلف برنامه، صفحه های ورود داده، گزارش ها و جدول های پشتیبان دسترسی داشته باشید.
در حقیقت وقتی مایکروسافت برای اولین بار اکسس را منتشر کرد، افراد زیادی معتقد بودند که کار برنامه نویس و یا مربی کامپیوتر کم اهمیت نشان داده شده چون به نظر می رسید هر کسی می تواند با استفاده از اکسس یک برنامه پایگاه داده بنویسد. گرچه می توان ساده ترین برنامه های اکسس را بدون هیچ ایده طراحی و خیلی ساده تولید کرد اما بیشتر برنامه ها حداقل به کمی طراحی و تغییرات برای سفارشی سازی نیاز دارند.
اگر کاربر نهایی نیستید و نمی خواهید زمان زیادی برای یادگیری پیچیدگی های اکسس بگذارید پس استفاده از ویزاردهای اکسس برای تولید برنامه های شخصی، شما را راضی خواهد کرد. می توانید بعضی از قسمت هایی که با ویزارد ساخته شده را تغییر دهید و مشکلی هم پیش نیاد. این زمانی است که می خواهید یک برنامه شخصی را سفارشی کنید بدون اینکه دانش پایه مناسبی داشته باشید.
۲-بستر توسعه برای برنامه های تجاری کوچک
اکسس یک پلتفرم و بستر عالی برای ساخت و توسعه برنامه ای است که یک تجارت کوچک را اداره کند. با ویزاردهای آن می توانید به سرعت و به راحتی، پایه و اساس برنامه را بسازید. امکان ساخت ماکرو و ماژول های کد به کاربران و توسعه دهندگان حرفه ای امکان می دهد تا کتابخانه ای از کدها با قابلیت استفاده مجدد بسازند و همچنین امکان اضافه کردن کد به فرم ها و گزارش ها باعث می شود تا آن ها بتوانند فرم ها و گزارش های سفارشی قدرتمندتری بسازند.
زمان و هزینه در طی فرایند توسعه، محدودیت اصلی استفاده از اکسس برای توسعه یک برنامه تجاری کوچک و سفارشی است. افراد زیادی از ویزاردهای اکسس برای شروع فرآیند توسعه استفاده می کنند اما در ادامه متوجه می شوند که نمی توانند برنامه های خود را به تنهایی سفارشی کنند. صاحبان مشاغل کوچک اغلب این مشکل را حتی بیشتر از کاربران شخصی تجربه می کنند. تقاضا برای یک برنامه کسب و کار کوچک معمولاً بسیار بیشتر از برنامه های شخصی است.
۳-بستر توسعه برای برنامه های اداری
اکسس برای توسعه برنامه ها برای بخش های مختلف در شرکت های بزرگ فوق العاده است. بیشتر بخش ها در شرکت های بزرگ بودجه ای برای تولید برنامه ها با طراحی خوب اختصاص می دهند.
بیشتر بخش ها معمولاً یک کارشناس کامپیوتر دارند که در طراحی فرم ها و گزارش ها کمک می کند. این باعث می شود که هر کدام از بخش ها برنامه منحصر به فردی داشته باشد. در صورت نیاز به یک فرم پیچیده، تهیه گزارش و یا برنامه نویسی، شرکت های بزرگ معمولاً منابع و پپشتیان های داخلی دارند که می توانند کمک های لازم را انجام دهند.
۴-بستر توسعه برای برنامه های گسترده
اکسس علاوه بر اینکه برای برنامه های اداری بهترین گزینه است برای تولید برنامه های گسترده و سراسری هم مفید می باشد. میزان موفقیت به شرکت بستگی دارد. محدودیت هایی وجود دارد؛ به عنوان مثال، محدودیت تعداد کاربرانی که می توانند به صورت همزمان از برنامه با حفظ کارایی استفاده کنند و یا محدودیت تعداد رکوردهای وروردی به یک جدول بدون افت قابل توجه در عملکرد آن.
۵-فرانت-اند برای برنامه های کلاینت/ سرور
یک پایگاه داده کلاینت/سرور مانند اس کیو ال سرور (SQL Server) یا اوراکل (Oracle)، پرس و جوها را در سمت سرور پردازش می کند و نتایج را به سیستم کاربر برمی گرداند. نرم افزار سرور نمی تواند داده ها را به کاربر نمایش دهد و اینجاست که از اکسس استفاده می شود.
اکسس به عنوان بخش سمت کاربر می تواند داده های برگشتی از سرور را در گزارش ها، صفحه های اکسل یا فرم ها نمایش دهد. اگر کاربر داده را در فرم اکسس تغییر دهد، سیستم کاربر این تغییرات را به پایگاه داده در سمت سرور ارسال می کند. در نهایت می توانید یا به پایگاه داده وصل شوید که داده ها از طریق جدول ها برای شما و کاربران قابل دسترسی است یا از تکنیک هایی برای دسترسی مستقیم به داده های کلاینت/ سرور استفاده کنید.
ایجاد پایگاه داده های بزرگ در اکسس
منظور از پایگاه داده بزرگ چیست؟ هر بانک اطلاعاتی با سوابق و داده ها و اطلاعات زیاد را می توان یک پایگاه داده بزرگ برشمرد. مطمئناً اگر چندین هزار رکورد داشته باشید، برای مدیریت آنها به ابزاری مانند Access احتیاج خواهید داشت.
اگرچه می توانید از Microsoft Excel دوره آموزش ICDL برای ذخیره لیست سوابق استفاده کنید، اما کاربرد اکسل عمومی تر است. در واقع، شما نمی توانید از Excel برای تنظیم هر چیزی فراتر از یک لیست ساده که مرتب سازی و فیلتر نیاز دارد، استفاده کنید. تفاوات این دو نرم افزار در این است که هر کاری با سوابق و داده های پیچیده در Access به نحو بهتری انجام می شود.
برخی از دلایل برتری اکسس:
- به طور معمول، یک بانک اطلاعاتی بزرگ نیازهای زیادی به ورود داده دارد که اکسس این را به خوبی فراهم می کند.
- هنگامی که تعداد زیادی رکورد دارید، احتمال خطا زیاد می شود و به دلیل جلوگیری از این امر از نرم افزار Acsess استفاده می کنیم.
- پایگاه داده بزرگ به معنای نیاز مبرم به گزارش دقیق و شفاف است
- وقتی می خواهید چیزی را در میان اطلاعات پیدا کنید، پایگاه داده ها کار را برای شما ساده تر می کند.
- دسترسی زیاد به داده ها باعث صرفه جویی در وقت می شود.
اجزای نرم افزار Access چیست؟
-
Tables در نرم افزار اکسس
در مایکروسافت اکسس جداولی قرار دارند که سبب می‌شود اطلاعات خود را در سطرها و ستون‌های مختلف با هر تعدادی که می‌خواهید ذخیره کنید. در هر سطر می‌توان داده‌های مربوط به یک شخص خاص یا کالا و یا هر چیز دیگری را ثبت کرد که به آن رکورد می‌گویند و هر ستون درواقع به مشخصه و ویژگی خاصی از یک رکورد اشاره دارد که به نام فیلد شناخته می‌شود.
-
Queries در نرم افزار اکسس
کوئری یک سؤال است و هر نوع پرس‌وجویی که داشته باشید سبب می‌شود اطلاعات و رکوردهایی را که در ارتباط با موضوع پرسش هستند را بیابد. با استفاده از این امکان می‌توانید اطلاعات مورد نیازتان را از جداول مختلف استخراج کرده و با اعمال شروطی بر روی آن به همان‌گونه که مدنظر دارید به آنها دسترسی پیداکرده و مورداستفاده قرار دهید.
Modules(ماژول‌ها) هر یک از ماژول هایی که در برنامه اکسس وجود دارد شامل یک یا چند تابع و یا زیر برنامه است که به‌صورت خصوصی یا عمومی تعریف می‌شود.
-
Forms در نرم افزار اکسس
با ورود و نمایش داده‌ها از فرم استفاده می‌کنید. این فرم‌ها پنجره‌هایی است که برای اطلاع‌رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها کمک می‌کند.
-
Reports در نرم افزار اکسس
اکسس یکی از ابزارهای بسیار مهم آفیس جهت گزارش است. به‌راحتی می‌توانید گزارش اطلاعات و داده‌های خود را به‌صورت نمودار و یا هر شکل دیگری که می‌خواهید دریافت کنید.
اگر اطلاعات خود را در منابع مختلفی همچون ورد یا اکسل دارید نگران نباشید اکسس این فرصت را برای شما مهیا می‌کند تا از منابع مختلف استفاده کنید و نیازی به واردکردن دوباره اطلاعات نداشته باشید و در وقتتان صرفه‌جویی کنید.
در نظر داشته باشید که اگر می‌خواهید از اکسس یا هر برنامه دیگری استفاده کنید، نیاز ندارید که به تمام ابزارهایی که در آن تعریف‌شده است دسترسی داشته باشید. تسلط کامل مهارت ویژه‌ای است که قابل‌تقدیر بوده و از آن دفاع می‌کنیم؛ اما در اکثر این برنامه‌ها ابزارها و امکاناتی وجود دارد که شاید هیچ‌گاه گذرتان به سمت آنها نیفتد و نخواهید که در کارتان از آن بهره‌مند شوید؛ بنابراین خیلی به خود سخت نگیرید و قید اکسس را به خیال اینکه لازم است بر تمام آنچه دارد مسلط باشید، نزنید.
مقایسه اکسل و اکسس:
مایکروسافت اکسل و اکسس هر دو برای ذخیره داده‌ها استفاده می‌شوند و همین موضوع موجب می‌شود تا بسیاری از کاربران ماهیت این دو ابزار را یکی بدانند؛ اما در عمل، دو نرم‌افزاری کاملاً جدا هستند.
اکسل به‌عنوان یک برنامه صفحه‌گسترده (Spreadsheet) شناخته می‌شود که عمدتاً برای پروژه‌های فردی و انجام محاسبات کوتاه استفاده می‌شود. کاربران اکسل عموماً با چند ده تا چند صد سلول داده سروکار دارند و از آن برای رسم نمودار، محاسبات نموداری و داده‌های نقطه‌ای استفاده می‌کنند.
از سوی دیگر، مایکروسافت اکسس برای ذخیره و مدیریت حجم وسیعی از داده‌ها ساخته شده و طراحی آن به‌گونه‌ای است که بازیابی و استفاده از آن در برنامه‌های مختلف آسان باشد. کاربران اکسل مستقیماً با محیط این نرم‌افزار در تعامل هستند اما پایگاه‌های داده اکسس، پرسش‌نامه‌ها و فرم‌های از پیش تعیین‌شده‌ای را دربر می‌گیرد. مشاغل و کاربران تجاری همچنین با اتصال اکسس به برنامه‌های دیگر، می‌توانند داده‌های تولید شده در برنامه‌ها را به‌شکلی خودکار به اکسس منتقل کنند.
مزایای اکسس (Access) چیست؟
پایگاه‌های داده و نرم‌افزارهایی همچون اکسس در جهت نگه‌داری اطلاعات مزایای بسیاری را دربرمی‌گیرند. با استفاده از این نرم‌افزار امکان سازماندهی مشخص برای مدیریت بهتر در ثبت اطلاعات و داده‌ها فراهم می‌شود، پردازش اطلاعات سریع‌تر خواهد بود، با تعریف سطوح دسترسی به منابع پایگاه داده می‌توان امینت را افزایش داد و در نهایت، حجم وسیعی از داده‌ها را در فضایی ایمن نگه‌داری کرد
- دسترسی یک سیستم مدیریت پایگاه داده کاملاً کاربردی و رابطه‌ای را در عرض چند دقیقه ارائه می‌دهد.
- وارد کردن داده‌ها از چندین منبع مختلف به درون اکسس به سادگی و راحتی صورت می‌گیرد
- محیط اکسس را می‌توانید به راحتی مطابق نیازهایتان شخصی‌سازی و تنظیم کنید.
- اکسس با بسیاری از زبان‌های برنامه‌نویسی که در سیستم عامل ویندوز کار به کار می‌روند به خوبی کار می‌کند.
- اکسس استحکام و انعطاف پذیر است و می تواند کارهای پایگاه داده های صنعتی و تجاری را به عهده بگیرد.
- اکسس به شما امکان می‌دهد تا به داده‌های موجود در بانک‌ها اطلاعاتی دیگر متصل شده و از آن برای مشاهده، به روزرسانی، پرس و جو و گزارش‌گیری استفاده کنید.
- اکسس به شما اجازه ارتباط بین جداول، فرم‌ها و گزارش‌های ایجاد شده را توسط ماکرو‌ها می‌دهد.
- اکسس، یک ساختار برنامه نویسی ساده است که با استفاده از آن می توانید عملکرد پایگاه داده خود اضافه کنید.
معایب استفاده از پایگاه داده اکسس
مانند بسیاری از نرم‌افزارها، اکسس نیز دارای نقاط ضعف و کمبودهایی است که البته نسخه به نسخه، کمتر شده و امکانش رو به توسعه است.
- اکسس به عنوان یک پایگاه داده برای بخش‌های تجاری کوچک و متوسط مفید است. اما نمی‌توان کارایی مناسب را برای سازمانهای بزرگ داشته باشد.
- استحکام کمتری نسبت به با سیستم‌های دیگر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (DBMS) مانند MS SQL Server دارد.
- تمام اطلاعات موجود از پایگاه داده اکسس در یک پرونده ذخیره می شود. این موضوع می‌تواند نمایش گزارش‌ها، نمایش داده‌ها و فرم‌ها را کند و امنیت آنها را به خطر بیاندازد.
- محدودیت فنی ۲۵۵ کاربر همزمان در اکسس برای شرکت‌های بزرگ بسیار مشکل‌ساز است.
- زمان مورد نیاز برای یادگیری اکسس بسیار بیشتر از سایر برنامه‌های مایکروسافت است.
کاربرد نرم افزار Microsoft Access
- برنامه های شخصی
- برنامه های کوچک کسب و کار
- برنامه های اداری
- برنامه های گسترده شرکتی
- برنامه های Front-end برای پایگاه داده مشتری / سرور در سراسر جهان
- برنامه های تحت وب
- دسترسی به عنوان یک پلت فرم توسعه برای برنامه های شخصی
فرمت فایل‌های اکسس
پایگاه داده های نرم‌افزار اکسس از نسخه سال ۲۰۰۷ به بعد، با پسوند فایل .accdb ذخیره می‌شوند. اما نسخه‌های قدیمی‌تر از پسوندهایی نظیر .mdb و .mde استفاده می‌کردند که البته نسخه‌های جدیدتر این نرم افزار هنوز می‌توانند فایل‌های نسخه‌های قدیمی راباز کنند و از این بابت مشکلی وجود ندارد.
